毎年1月に「給与所得者の扶養控除等申告書」を給与所得者(従業員)が会社に提出

https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_01.htm

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本来の提出先は税務署(給与所得者、従業員の住所の税務署)だが、実際は会社で保管すればよい

実際の記載はPDF(入力用)が楽